Ein besonders sensibles Thema, denn elektronische und analoge Dokumente enthalten sehr oft personenbezogene Daten.

Mittels DMS-Lösungen minimieren Sie die Risiken. Denn so lassen sich Dokumente nicht nur platzsparend, sicher und gesetzeskonform aufbewahrt, bei allen Daten im elektronischen Archiv kann auch klar festgelegt werden, welcher User auf ein Dokument zugreifen bzw. es teilen oder bearbeiten kann.

Für die Archivierung und das Wiederfinden von Dokumenten gibt es neben der Datenschutz-Grundverordnung auch laut der aktualisierten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) klare Regelungen für die revisionssichere Ablage von Dokumenten und E-Mails.

Optimierte Dokumenteninfrastruktur und strukturierte Dokumentenverwaltung ermöglicht:

1. Transparente Prozesse

Wer darf welche Dokumente einsehen?

Durch eine digitale Dokumentenverwaltung lassen sich Regeln aufstellen und Zugriffsrechte vergeben. So kann klar festgelegt werden, welcher User auf ein Dokument zugreifen bzw. es teilen oder bearbeiten kann.

2. Löschfristen hinterlegen

Durch ein DMS lassen sich automatische Voreinstellungen festlegen, sodass diese Dokumente nach dem Verstreichen der Frist gelöscht werden.

3. Nachverfolgung

Mit DMS-Lösungen lassen sich bestimmte Workflows festlegen. Im Gegensatz zur E-Mail müssen Ihre Mitarbeiter die Kenntnisnahme aktiv bestätigen, was entsprechend im System hinterlegt wird. So kommen Sie Ihrer Dokumentationspflicht nach.

4. Schneller auf Versionen zurückgreifen: überschriebene Dokumente retten

Einmal nicht aufgepasst, und schnell ist ein wichtiges Dokument gelöscht, überschrieben oder im Inhalt verändert. Eine Datei auf einen älteren Stand zurücksetzen oder wiederherstellen zu können, ist in dieser Situation Gold wert.

Rechtssichere E-Mail Archivierung nach GoBD

Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken: Sie sind einfach in der Handhabung und es gibt kein Papier mehr, das abgeheftet werden muss. Was so einfach und praktikabel ist, kann jedoch böse Überraschungen bereithalten, wenn die E-Mails nicht rechtskonform archiviert wurden.

Was muss archiviert werden?

Gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO) sind folgende Unterlagen geordnet aufzubewahren:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröff nungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels-oder Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union11,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehört insbesondere jegliche nach außen gerichtete Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird.

All dies gilt auch dann, wenn diese Korrespondenz per E-Mail versendet wird. E-Mail-Anhänge müssen ebenfalls archiviert werden

Wer mobil arbeitet, arbeitet noch lange nicht alleine.

Starre Teams, die fortwährend gleiche Aufgaben bewältigen, gehören in immer mehr Unternehmen der Vergangenheit an. Je nach Projekt finden sich die jeweils beteiligten Mitarbeiter zu flexiblen Teams zusammen, auch virtuell. Hier ist Kommunikation essentiell, um neue Ideen und Lösungen zu generieren.

Die Kommunikation geschieht integriert an dem Ort, wo die Informationen in Form von Dokumenten gespeichert sind: in Ihrem DMS. Informationen speichern Sie im Regelfall als Dokument. Über die elektronische Akte hat Ihr gesamtes Projektteam einen Überblick über alle Informationen.

Schneller Suchen und Finden: Durch eine einheitliche Dokumentenablage.

Automatisierung ergibt dann Sinn, wenn Geschäftsprozesse dadurch schneller – und somit geldsparender –  laufen

Schneller Suchen und Finden: Durch eine einheitliche Dokumentenablage

Es hört sich so einfach an, aber unterschätzen Sie die Auswirkungen nicht, denn es ist eine massive Erleichterung für die Mitarbeiter.

„67 Prozent von Büromitarbeitern geben an, zu viel Zeit mit dem Suchen nach Dateien zu verbringen.

Machen Sie den Test:

Schauen Sie einmal links und rechts auf die Schreibtische Ihrer Kollegen. Würden Sie hier ohne weiteres ein bestimmtes Dokument finden? Wahrscheinlich nicht, es sei denn, Sie kennen das Ablagesystem des Kollegen.

Wer also ein Ablagesystem transparent gestalten möchte, kommt an deren Digitalisierung nicht vorbei.

Ganz egal, wie lang es her ist, dass ein Dokument angelegt wurde, durch die Indexierung, Verschlagwortung und Möglichkeiten wie eine Volltextsuche werden Sie es finden

Eine Datei aus Versehen in den falschen Ordner kopiert? Und jetzt finden Sie sie nicht mehr? Mit der erweiterten Suchfunktion eines DMS kein Problem.

Automatisierte Ablagestrukturen: durch eine geordnete Ablage mit Pflichtfeldern vermeiden Sie Dunkelbuchungen, wodurch Dokumente im Normalfall nicht vogelwild, sondern strukturiert im DMS gespeichert werden.

Schnellere Prozesse: Verteilen – bearbeiten – freigeben regeln.

Sehr viele wichtige Dokumente treffen immer noch auf Papier in Ihrem Unternehmen ein.

Mit einem DMS scannen Sie die analogen Dokumente einfach alle ein und schicken sie in einen vordefinierten Workflow. Innerhalb von Sekunden sind die Dokumente zur Bearbeitung auf dem Monitoren der betroffenen Personen.

Die Datenskandale großer Internet- und Social-Media-Firmen haben Sie zweifellos mitbekommen. Es ist keine Panikmache zu sagen, dass Ihre Daten nur dann sicher sind, wenn Sie sie in der Hand behalten. Ein eigener Server mit einem angemessen dimensionierten Speichersystem ist daher eine Investition, die sich lohnt. Wenn Sie dann noch ein DMS einsetzen, mit dem Sie Zugriffsrechte klar regeln können, sind Sie der uneingeschränkte Herrscher über Ihren Datenbestand. Das ist keine notwendige Voraussetzung für den Betrieb eines DMS. Grundsätzlich ist auch eine Cloud-Lösung denkbar, innerhalb derer Sie den Server und Speicherplatz extern betreiben lassen. Gerade dann sollten Sie aber genau prüfen, ob der Cloud-Anbieter vertrauenswürdig ist.

Beim Thema Mobilität, steht das Büro der eigenen Firma als Ort der Arbeit in massiver Konkurrenz zu anderen, als attraktiv empfundenen Orten.  13 Prozent nutzen im Laufe eines Arbeitstages unterschiedliche Arbeitsplätze,

Die Arbeitswelt wird zunehmend digitaler und flexibler und verändert sich heute schneller und stärker als je zuvor. Hierbei steht das Büro der eigenen Firma als Ort der Arbeit in massiver Konkurrenz zu anderen, als attraktiv empfundenen Orten.

Moderner Arbeitsplatz – Eine starke Waffe

Wenn es um den „Arbeitsplatz der Zukunft“ geht, steht das Thema Flexibilität ganz oben auf dem Wunschzettel der meisten Angestellten. Für bessere Aussichten im „War for Talents“ ist die Einführung eines „modernen Arbeitsplatzes“ ein wichtigstes Argument und die wohl stärksten Waffen im Kampf um neue Talente, aber auch um qualifizierte Fachkräfte.

Um das mobile Arbeiten im vollen Umfang auszuschöpfen, müssen nicht nur unternehmensstrukturelle, sondern auch technologische Herausforderungen gemeistert werden. Ist der Zugriff auf Geschäftsdaten möglich oder werden Informationen digital erfasst, müssen smarte Informationsprozesse und Strukturen etablieren werden, damit die mobilen Mitarbeiter nicht den Anschluss im Unternehmen verlieren.